Digitale Kommunikation in der Hotellerie

Die Gastlichkeit ist oberstes Gebot in einem Hotelbetrieb. Doch Hotel-Mitarbeiter sind nur allzu oft mit ihrem täglichen Aufgaben so gefordert, dass der Fokus mehr auf administrativen Herausforderungen als auf der Gastgeberrolle liegt. Wir wollen 6 Bereiche, wo digitale Kommunikation Zeit sparen und Hotel-Teams entlasten kann, veranschaulichen. 

6 Bereiche, in denen Digitalisierung in der Hotellerie Mitarbeiter unterstützen kann

Ein digitales Hotel, in dem die Technik an die Stelle des Menschen rückt und ausgeklügelte Algorithmen dafür sorgen, dass kein Wunsch unerfüllt bleibt: Das will niemand, weder der Gast noch der Gastgeber. In einem „people’s business“ – und als nicht weniger versteht sich das Hotelgewerbe – steht die Begegnung von Menschen im Zentrum. Aufwendige Prozesse rauben den Hotel-Mitarbeitern jedoch oft die Zeit, sich dem Gast so hingabevoll zu widmen, wie sie es gerne täten. Egal, ob in Technikabteilung oder Service, im Wellnessbereich oder an der Rezeption, in der Küche oder im Housekeeping – die Digitalisierung soll den Menschen nicht ersetzen, sondern dabei helfen, Zeit zu gewinnen und aufwendige Prozesse zu vereinfachen. Funktionieren die Abläufe in einem Betrieb, spüren das nicht nur die Mitarbeitern, sondern auch die Gäste. Nicht zuletzt durch das Mehr an Aufmerksamkeit, das ihrem Wohlbefinden gewidmet werden kann. Die Kommunikation nimmt hierbei eine Schlüsselrolle ein. Traditionell papier-lastig und mit vielen Telefonaten verbunden, gibt es inzwischen digitale Lösungen, die es erheblich vereinfachen, Informationen von A nach B zu tragen. 

Zielgerichtete Kommunikation - Übergaben und News

Communication is key – doch nur allzu oft gehen Informationen auf dem Weg von A nach B im Hotel verloren, sei es durch hektische Telefonate, verlorengegangene Papierlisten oder das Chaos im E-Mail-Postfach. Hier kann Digitalisierung für Sicherheit und Effizienz sorgen. Mit einem spezialisierten digitalen Kommunikationstool kann mit dem ganzen Hotel, bestimmten Abteilungen oder einzelnen Mitarbeitern zielgerichtet kommuniziert werden. Die Informationen gehen dadurch garantiert nicht verloren und können mit der Suchfunktion rasch wieder gefunden werden. Durch die Ergänzung mit Videos und Bildern kann eine Nachricht anschaulicher gestaltet werden. Als Ersteller einer News/Übergabe hat man zudem die Möglichkeit, nachzuvollziehen, wie viele Empfänger diese bereits gelesen haben. 

Optimiertes Service - Aufgaben, Checklisten

Checklisten sind wohl jedem Hotelier nur allzu gut bekannt. Sie helfen Mitarbeitern ihre Aufgaben strukturiert abzuarbeiten und bewahren davor, Wichtiges zu vergessen. Doch auf Papier ausgedruckt, bergen diese stets die Gefahr, verloren zu gehen und sind darüber hinaus ganz und gar nicht nachhaltig. Um Aufgaben an das Hotel-Team zu übermitteln und deren strukturierte Abarbeitung zu ermöglichen, empfiehlt sich der Einsatz digitaler Checklisten. Mit diesen spart man Unmengen Papier, kann Standards für wiederkehrende Aufgaben, wie die Frühschicht an der Rezeption, HACCP oder den Rundgang im Nachtdienst, etablieren und schützt darüber hinaus auch Mutter Natur. Weiter eignen sich digitale Checklisten hervorragend für ein strukturiertes Onboarding neuer Mitarbeiter. 

Digitales Reparaturen-Management 

Wann immer Schäden im Hotel entstehen, ist es gut, wenn diese schnell und nachhaltig behoben werden. Doch die Techniker telefonisch oder per E-Mail zu erreichen, ist oftmals kaum möglich, da diese stets unterwegs und beschäftigt sind. Digitales Reparaturen-Management ermöglicht eine verlässliche und rasche Übermittlung von Reparatur-Aufträgen. Dieses schlägt nicht nur den geeigneten Auftragsempfänger automatisch vor, sondern ermöglicht, den Schaden über Bildanhänge transparent festzuhalten. Sobald ein Reparaturauftrag übermittelt wurde, erhalten die zuständigen Techniker*innen eine Benachrichtigung.

Dein hoteleigenes Wikipedia

Wissen ist das Fundament für Qualität. Wichtig ist, dieses den Mitarbeitern niederschwellig zugänglich zu machen. Dicke Ordner, in denen man lange suchen muss, bis man gewünschte Informationen findet, wirken oft abschreckend. Das kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass bei Unklarheiten nach Gutdünken gehandelt wird. Mit einem digitalen Handbuch kann eine Wissenssammlung erstellt werden, die von SOPs über Tutorials bis hin zu Fotos und Videos alles enthält, was dem Hotel-Team in seiner täglichen Arbeit weiterhilft. Eine klare Struktur und effiziente Suchfunktion ermöglichen den Mitarbeitern, sich bei Unklarheiten rasch selbst schlau zu machen. 

Innovation und Team-Spirit  

Zufriedene Mitarbeiter erbringen bessere Leistungen. Angesichts zunehmenden Personalmangels wird es immer wichtiger, den Arbeitsplatz auch zu einem Wohlfühlort für Arbeitnehmer zu gestalten. Digitale Tools können hier Abhilfe leisten. Die Stärkung des Teamgefüges und die Inklusion von Mitarbeitern in die Gestaltung des Arbeitsalltags sind wesentliche Faktoren für die Förderung der Mitarbeiterbindung. Hierfür eignet sich ein hoteleigener Social Stream, der den Mitarbeitern einen Austausch über Besonderheiten im und abseits des Arbeitsalltags in Form von Bildern, Videos und kurzen Texten ermöglicht. Auch digitale Ideensammlungen dienen der Förderung von Innovation und sind deshalb in so mancher Hotel-Software beinhaltet. Hier können Einfälle mit dem gesamten Team geteilt und diskutiert werden, ohne dass man eine Versammlung einberufen muss. Digitale Umfragen wiederum bieten die Möglichkeit, zu verschiedensten Themen Abstimmungen abzuhalten. Dies alles erzeugt ein Wir-Gefühl, vermittelt Wertschätzung und fördert dadurch die Mitarbeiterbindung. 

Effizienteres Housekeeping 

Der Bereich der Zimmerreinigung lebt von einer gut durchdachten Planung, Gründlichkeit und einer reibungslosen Interaktion von Housekeeping-Team und Frontoffice. Telefonate, papierne Checklisten und aufwendige Planungsprozesse kennzeichnen das klassische Housekeeping. Digitalisierung kann hier für Zeitersparnis und einen effizienteren Einsatz von Ressourcen sorgen. Moderne Housekeeping Tools ermöglichen eine ortsungebundene und rasche Erstellung von Housekeeping-Planungen per Drag & Drop. Digitale Checklisten sorgen für eine strukturierte Zimmerreinigung und Inspektion und bieten Housekeeping-Managern die Möglichkeit, den Fortschritt von Arbeitsprozessen in Echtzeit mitzuverfolgen. So können die Personalressourcen optimal eingesetzt werden. 

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Eine Kommunikationsplattform, die viele Möglichkeiten der Digitalisierung im Hotel bietet, ist bspw. hotelkit. Hotelkitstellt ein ganzes Arsenal an Werkzeugen bereit, um die Zusammenarbeit von Hotel-Teams zu verbessern und deren Arbeitsalltag zu erleichtern. Von einem Hotelier mit entwickelt, wurden von Kommunikation über Wissensmanagement bis hin zu Reparaturmanagement und Housekeeping alle Bereich der Hotel-Administration mit bedacht.

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